RPA as a Service
Ohjelmistorobotikka (RPA) automatisoi tietotyön
Ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation) tarjoaa työkalut ja menetelmät nopeaan, vaivattomaan ja kustannustehokkaaseen digitalisaatioon. Fujitsu tarjoaa ohjelmistorobotiikkaa palveluna: RPA as a Service (RaaS).
Kaikissa organisaatioissa tehdään enemmän tai vähemmän manuaalista työtä, joka on pakko hoitaa, vaikka se ei tuota mitään arvoa. Teollisuudessa tehtäviä on automatisoitu jo vuosikymmeniä. Tietotyön automatisointi onnistuu yhtä lailla ohjelmistorobotin avulla. Virtuaalinen työntekijä kykenee jäljittelemään ihmisen vuorovaikutusta sovellusten ja järjestelmien kanssa.
Kaikissa organisaatioissa tehdään enemmän tai vähemmän manuaalista työtä, joka on pakko hoitaa, vaikka se ei tuota mitään arvoa. Teollisuudessa tehtäviä on automatisoitu jo vuosikymmeniä. Tietotyön automatisointi onnistuu yhtä lailla ohjelmistorobotin avulla. Virtuaalinen työntekijä kykenee jäljittelemään ihmisen vuorovaikutusta sovellusten ja järjestelmien kanssa.
Ohjelmistorobotin hoidettaviksi soveltuvat monet rutiinityöt, jotka manuaalisesti tehtyinä vievät paljon aikaa. Sopivia kohteita löytyy kaikilta toimialoilta. Niitä ovat esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit kuten uuden työntekijän tietojen kirjaaminen ja lomakkeiden käsittelyprosessit tai laskutus. Tyypillisesti kohteet ovat selkeästi jäsenneltyjä, sääntöihin perustuvia ja toistettavia prosesseja, kuten tiedon hakua, luontia tai päivittämistä eri järjestelmiin.
RPA:n tyypillisiä käyttökohteita
Kuukauden vaihteen prosessit
Kuukauden vaihteet ovat usein erittäin kiireisiä talous- ja henkilöstöosastoilla, sillä siihen ajankohtaan sijoittuu paljon aikataulutettuja manuaalisia tehtäviä. Vaikka prosessit olisivat standardoituja, ne saattavat ruuhkautua, kun kaikkien asiantuntijoiden työkuorma nousee suurimmilleen samanaikaisesti. Toiminnanohjausjärjestelmän tapahtumien valmistelevat työt (Excel), kirjaukset sekä tarkistukset ja eri järjestelmien täsmäytykset ovat tyypillisiä automaation kohteita, joilla kuukauden vaihde saadaan sujuvaksi.
Laskujen tiliöintiprosessit
Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly pääsevät oikeuksiinsa laskujen tiliöintiprosessin automaatioissa. Tekoäly tunnistaa toimittajan ja lukee laskun tiedot. Ohjelmistorobotti tiliöi laskun toiminnanohjausjärjestelmään.
Raportointi
Raportointiprosessit vievät paljon aikaa ja sitovat henkilökuntaa kuukausittain. Raporttien laatiminen on kuitenkin hyvin manuaalista ja säännönmukaista toimintaa. Ohjelmistorobotti auttaa juuri tällaisissa toistuvissa ja säännönmukaisissa tehtävissä. Jopa raporttien lähetys johdolle voidaan automatisoida.
Hinnastopäivitykset
Kaikki organisaatiot painivat hintojen kanssa. Myyntiorganisaatiot päivittävät hinnastoja ja ostotiimit määrittävat edullisimmat markkinahinnat useista eri lähteistä. Prosessit ovat hyvin säännönmukaisia ja toistuvat jopa päivittäin. Kuin tehtyjä robotille!
Legacy-järjestelmien integraatiot
Paras tapa järjestelmien integraatioihin ovat rajapinnat. Käytössä voi kuitenkin olla niin vanhoja järjestelmiä, ettei rajapintoja ole eikä uusien rakentaminen ole kustannustehokasta. Tällöin ohjelmistorobotiikka on edullinen ja nopea ratkaisu. Dataa ei tarvitse syöttää käsin järjestelmien välillä vaan robotti voi tehdä sen.
Uudet, siirtyvät ja lähtevät työntekijät
Suurissa organisaatioissa työntekijöitä vaihtuu kymmenittäin joka kuukausi. Uuden työntekijän aloitusprosessissa samat tiedot joudutaan syöttämään useisiin eri kohteisiin, kuten työsopimukseen sekä henkilönumeron, tunnuksien ja sähköpostin avaukseen. Nämä ovat manuaalisia prosesseja, joissa ei saa sattua virheitä. Ratkaisu: Tiedot syötetään vain kerran yhdelle lomakkeelle . Sen jälkeen robotti lukee lomakkeen, täyttää ja lähettää työsopimuksen allekirjoitettavaksi, luo henkilönumerot, avaa tunnukset ja sähköpostit. Lopuksi uudelle työntekijälle lähtee muistilista ensimmäisen viikon tehtävistä.
Manuaaliset ja toistuvat prosessit
Kaikissa organisaatioissa on kymmeniä, ellei jopa satoja prosesseja, jotka voi automatisoida. Ne on vain tunnistettava. Prosessin automatisointi kannattaa, jos se täyttää seuraavat kriteerit:
• Prosessi on manuaalinen, säännönmukainen ja toistuva
• Prosessikuvan voi piirtää
• Prosessi ei edellytä monimutkaista datan tulkinta
Datan päivittäminen järjestelmiin
Manuaalinen datan syöttö järjestelmiin sitoo henkilökuntaa vielä 2020-luvullakin. Monesti tuhansien rivien taulukoita on syötettävä järjestelmiin copypaste-työnä päivittäin. Ohjelmistorobotti vapauttaa ihmiset luovuutta vaativiin tehtäviin.
Asiakastarinat
Prosessianalyysi sujuvoittaa Ruduksen henkilöstöhallintoa
Aiheeseen liittyvät teemat
Väsymätön uurastaja
Aiheeseen liittyvää
Sovellusten valvonta ja hallinta