Fujitsu whistleblower program for employees and third parties
Fujitsu Whistleblower Information
Fujitsu is strongly committed to act in line with the laws and jurisdictions in each country. To learn about potential work-related breaches of law or our policies, we are depending on the support and co-operation of all our employees and managers as well as our customers and business partners.
Any issue should be raised freely and without concern of retaliation. If you learn about the risk of potential breaches of the law or our policies related to your work for or with Fujitsu, do not hesitate to raise it with your supervisor, your contact person at Fujitsu, with the respective department or management.
If you are worried that your concerns have not been or will not be taken up or that you may even be at risk of retaliation for reporting, please do not hesitate to escalate your concern as a Whistleblower, whilst being protected by the company. Whistleblowing is highly important for Fujitsu to uncover unethical and illegal conduct. Fujitsu has zero tolerance for retaliation against Whistleblowers as outlined in our Global Business Standards and our Whistleblowing Policy.
For raising concerns as a Whistleblower, Fujitsu has established the Fujitsu Alert tool, where Whistleblowers are treated with confidentiality and potential breaches are investigated. The company has additionally implemented the requirements under EU Directive 2019/1937 on Whistleblowing (“Directive”) and the respective national laws, which shall encourage whistleblowing and increase protection of Whistleblowers.
To learn more about, whether you should apply for the protection as a whistleblower when raising concerns, please refer to the description below:
Fujitsu Alert is the Whistleblowing System of Fujitsu where you can disclose work-related concerns of misconduct, also anonymously, in writing or by calling the hotline. The Whistleblowing System is provided to Fujitsu by an external supplier (Navex).
https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/gui/102834/ ist das Hinweisgebersystem von Fujitsu, in dem Sie Hinweise auf Fehlverhalten im beruflichen Kontext auch anonym, schriftlich oder telefonisch bei der Hotline melden können. Das Hinweisgebersystem wird Fujitsu von einem externen Anbieter (Navex) zur Verfügung gestellt.
Themenbereiche, zu denen in Fujitsu Alert Meldungen erstattet werden können sind zum Beispiel:
- Korruption, Bestechung, Betrug, Veruntreuung oder Kartellrechtsverstöße.
- Unzulässiges oder missbräuchliches finanzielles Verhalten.
- Nichteinhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung oder gesetzlichen Anforderung.
- Gefahr für die (öffentliche) Gesundheit und Sicherheit oder die Umwelt.
- Produktsicherheit und -konformität.
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten.
- Sicherheit von Netzwerk- und Informationssystemen.
- Nichteinhaltung der Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen.
- Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung..
- Verstöße gegen unternehmenssteuerliche Vorschriften.
- Sonstige kriminelle Aktivitäten.
- Missbräuchliches oder unethisches Verhalten.
- Unfaire Behandlung oder Vergeltungsmaßnahmen für vorangegangene Hinweise oder früheres Whistleblowing.
- Versuche, o.g. Fehlverhalten zu verschleiern oder zu verheimlichen.
Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und enthält Beispiele für die Art von Bedenken, die in Bezug auf den Fujitsu Way https://www.fujitsu.com/global/about/philosophy/, Fujitsus Global Business Standards https://www.fujitsu.com/global/about/philosophy/codeofconduct/gbs/ und lokale Gesetze auftreten können.
Wenn Sie im Fujitsu Alert eine Meldung abgeben, wird Ihre Meldung einer je nach Themenbereich zuvor bestimmten Person bei Fujitsu als Fallmanager zugewiesen, um eine unabhängige, unparteiische und faire Überprüfung zu gewährleisten. Über Fujitsu Alert können Sie direkt mit Ihrem zuständigen Fallmanager kommunizieren, weitere Informationen bereitstellen, Ihren Bericht ändern und überarbeiten und in Kontakt bleiben.
Der Zugriff auf Meldungen im Fujitsu Alert ist stark eingeschränkt, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Daher werden, und den geeigneten Fallmanager zu ermitteln, Meldungen, die europäische Länder / Unternehmen betreffen, zunächst von einem Europe Compliance-Fallmanager geprüft und dem vordefinierten Fallmanager zugewiesen, der am besten geeignet ist, das zugrunde liegende Problem / Thema weiterzuverfolgen.
Der zuständige Fallmanager, der sich mit Ihrem Anliegen befasst, bestätigt den Eingang Ihrer Meldung in Fujitsu Alert und kann Ihnen dort ggf. weitere Fragen stellen. Über den Fortgang der internen Überprüfung werden Sie mindestens einmal weiter informiert, soweit dadurch weder die interne Untersuchung noch die Rechte anderer Beteiligter gefährdet werden.
Ziel interner Untersuchungen ist es, den Sachverhalt zu verstehen und zu bewerten, den Vorwurf zu verifizieren und (ggf. umgehende) Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Im Rahmen der Untersuchung werden die gesammelten Informationen bewertet, der Fortgang und Ergebnisse dokumentiert, diese berichtet und ggf. eskaliert. Hierbei kann Fujitsu durch externe (Rechts-)Beratern unterstützt werden, die Fujitsu durch vertragliche oder gesetzliche Geheimhaltungsverpflichtungen verpflichtet sind, die von Ihnen bereitgestellten Informationen vertraulich zu behandeln. Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in Übereinstimmung mit der DSGVO und den jeweiligen nationalen Gesetzen. Wenn die Überprüfung / Untersuchung ergibt, dass gegen Gesetze, den Fujitsu Way Code of Conduct oder die Global Business Standards verstoßen wurde, werden Gegenmaßnahmen, einschließlich disziplinarischer oder anderer rechtlicher Maßnahmen und Abhilfemaßnahmen wie Schulungen und Überprüfung von Verfahren ergriffen, um mögliche erneute Verstöße zu verhindern. Fujitsu hat null Toleranz für Verstöße gegen das Gesetz, den Fujitsu Way oder die Global Business Standards.
In Übereinstimmung mit der EU- Richtlinie und den geltenden Gesetzen wird Fujitsu die Vertraulichkeit sicherstellen und die Identität von Hinweisgebern nicht an unautorisierte Dritte weitergeben. Fujitsu kann jedoch gesetzlich verpflichtet sein, Informationen über Verstöße an bestimmte Behörden, einschließlich Regierungsbehörden oder Gerichte, weiterzugeben, oder kann dies aufgrund geschäftlicher Ermessensentscheidungen tun.
Bitte beachten Sie, dass sich der designierte Fallmanager aufgrund der Spezialisierung möglicherweise nicht in derselben Niederlassung / im selben Land wie Sie oder die betroffene Einheit befindet. Für den Fall, dass Sie wünschen, dass Ihr Hinweis nur lokal in einem bestimmten Land aufgerufen und weiterverfolgt wird, wenden Sie sich bitte an Europe-Compliance@fujitsu.com, um mehr über Ihren lokalen Ansprechpartner zu erfahren. Wenn Sie Ihre Bedenken persönlich äußern möchten, wenden Sie sich bitte ebenfalls direkt an Europe Compliance oder geben Sie dies ausdrücklich in Ihrem Fujitsu Alert-Bericht an. Ein persönliches Gespräch wird vereinbart.
Fujitsu ermutigt Sie ausdrücklich, uns mutmaßliches oder tatsächliches Fehlverhalten zu melden und toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Meldungen.
Um den Schutz von Hinweisgebern vor Repressalien aufgrund ihrer Meldung gewährleisten zu können, werden Hinweisgeber gebeten, bei jeglicher Art von Diskriminierung, Belästigung oder ungerechtfertigter Benachteiligung, wie z.B. der (einvernehmlichen) Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder anderer Verträge mit Fujitsu, der Erfassung auf einer „schwarzen Liste“, Rufschädigungen, Änderungen des (variablen) Gehalts sowie Wechsel des Verantwortungsbereichs oder Arbeitsplatzes oder ähnlicher repressiver Maßnahmen unverzüglich den Fallmanager zu informieren oder eine separate Meldung in Fujitsu Alert abzugeben. Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken melden oder gegen Personen, die den Hinweisgeber / Whistleblower oder die Untersuchungen unterstützen, werden als schwerwiegende Disziplinarangelegenheit behandelt.
Bitte beachten Sie, dass Fujitsu davon ausgeht, dass Sie Bedenken nach gutem Glauben äußern, was bedeutet, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von Ihnen gemeldeten Informationen wahr sind, auch wenn sich später herausstellt, dass dies nicht der Fall ist. Wenn Sie Bedenken äußern, die absichtlich falsch, irreführend oder böswillig sind, kann dies zu disziplinarischen oder ähnlichen rechtlichen Schritten führen.
Weitere Informationen zum Whistleblowing, dem Schutz von Hinweisgebern / Whistleblowern und dem Compliance Programm von Fujitsu finden Sie auf den Europe Compliance Connect Seiten oder auf den globalen Fujitsu Webseiten https://www.fujitsu.com/global/about/csr/index.html.
Externe Meldekanäle in der EU
Gemäß der Richtlinie und den jeweiligen nationalen Gesetzen können Hinweisgeber in der EU oder in Bezug auf EU-Standorte auch in Erwägung ziehen, ihre Hinweise an EU-Einrichtungen und / oder hierfür benannte nationale Behörden zu melden, wenn die Meldung einen möglichen Verstoß gegen das in der Richtlinie aufgeführte EU-Recht oder in den jeweiligen nationalen Gesetzen definierte Bereiche betrifft ("externe Meldung"). Wir empfehlen Ihnen jedoch ausdrücklich, uns über Fujitsu Alert zu kontaktieren, wenn Sie Bedenken im Rahmen Ihrer Tätigkeit mit oder für Fujitsu haben. Die Erfahrung zeigt, dass eine interne Nachverfolgung von Hinweisen ein schneller und effektiver Weg zur Untersuchung ist und es Fujitsu ermöglicht, die Vertraulichkeit, Unterstützung und den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten.
Darüber hinaus kann Fujitsu, wenn Sie sich direkt an uns wenden, sofort Maßnahmen ergreifen und Verstöße unterbinden, wodurch potenzieller Schaden für Fujitsu, seine Mitarbeitenden, Geschäftspartner und seinen Ruf und - im Falle schwerwiegender Verstöße - für die Gesellschaft insgesamt abgewendet oder begrenzt wird.
Information zu den externen Meldekanälen nach der EU-Richtlinie 2019/1937 innerhalb der EU
Die entsprechenden weiterführenden Links zu den externen Meldekanälen und den dort definierten Verfahren und Anforderungen finden Sie hier.